Oppbygging og ajourhold av registre

 

Før du går i gang med å bruke PowerOffice Quality er det viktig at alle oppsettene er gjort på en gjennomtenkt og fornuftig måte. Vi vil her beskrive hvordan du legger inn informasjon som skal sørge for at programmet fungerer etter hensikten. Når du installerer programmet inneholder noen av registrene forslag til oppsett. Du kan tilpasse disse etter ditt behov.

 

Følgende registre ligger inne som standard:

Fagområder
Oppgaver
Oppgavemaler
Fullmakter
Leveranseområder
Kundespørsmål

 

 
FAGOMRÅDER

Meny: Ajourhold > Fagområder

 

Fagområder er i PowerOffice Quality benyttet til å gruppere oppgavene for å gi bedre oversikt og enklere dokumentasjon av fremdrift. Følgende fagområder ligger som standard for regnskapsfirmaer:

Bokføring mv.
Avstemming og dokumentasjon
Rapportering
Årsregnskap
Rådgivning
Lønn
Fakturering
Oppfølging og kontroll
Finansregnskap med bokføring
Regnskapsførerregelverket og GRFS
Rettslære
Skatterett/avgiftsrett
Risikostyringsforskriften

 

 

Følgende fagområder ligger som standard revisjon:

Ordinær revisjon
Revisjonsoppdrag med spesielle formål
Begrenset revisjon
Avtalte kontrollavhandlinger
Rådgivning

 

Velg Ny eller dobbelklikk for å legge til nytt/endre fagområde.

 

 

 
OPPGAVER

Meny: Quality > Oppgaver

 

Oppgavene bygger du opp så detaljert som du ønsker å dokumentere oppdragsutførelsen, men du må minst legge inn så mange oppgaver i registeret som du har kontrollskjema eller avstemmingsskjema.
F. eks:
12000 Mottak av bilag
12110 Skanning av bilag
12200 Remittering
o.s.v.

Velg Endre eller dobbelklikk for å endre egenskapene for oppgaven. Velg Ny oppgave for å legge til en oppgave.

 

 

Fane Generelt
Her legger du inn nummer og navn på oppgaven. I tillegg kan du legge inn henvisning, tilknytte oppgaven en aktivitet og et fagområde. Du kan også velge om oppgaven har høy prioritet og om den krever kompetansevurdering. Tekst i feltet Beskrivelse vil vises i et eget notatfelt når du er inne i menyen Utfør oppgave, i tillegg til at beskrivelsen vises i egen fane ved utførelse av oppgaven . Dersom du har knyttet oppgaven mot en aktivitet, kan du registrere timer på denne aktiviteten direkte fra utførelsesmenyen.

 

 

quality oppgave

 

 

Fane Dokumenter
Hvis du ønsker at avstemmingsskjemaer og vedlegg for denne oppgaven skal lagres i en annen dokumentgruppe enn det som er valgt under Verktøy > Alternativer Quality, velger du annen dokumentgruppe her.

 

I feltet Filnavn kan du knytte opp dokumentmaler (Excel/Word) slik at disse automatisk hentes inn og lagres i kundemappen når du utfører en oppgave.  Dersom malen består av en arbeidsbok med flere arkfaner, må du i tillegg skrive inn navnet på arkfanen som eventuelt skal åpnes. Malene som skal benyttes til dette må være lagret i egen mappe som er forhåndsdefinert. Se kapittelet Systeminnstillinger og KS-komplett > Opplinking av PowerOffice mot håndboka > Dokumentmaler.

 

quality oppgave dokumenter

 

 

Hvis du ønsker å knytte opp en ny mal til oppgaven som skal erstatte malen som ligger i feltet Filnavn, gjøres dette under feltet Flere maler. Trykk Ny. Skriv inn fra hvilke år og periode den nye malen skal tas i bruk.

 

 

ny mal

 

 

 

 

Fane Frister
Det er muligheter for å planlegge forskjellige frister på de ulike periodene på en oppgave.
Hvis man haker for Lovpålagt frist, vil dette ved oppgaveplanlegging via oppdragsveileder overstyre fristene som er satt under Quality > Leveranseområder > Spesifikasjon.
Hvis man ønsker at denne oppgaven alltid skal kontrolleres ,kan du sette hake for dette i ønskede perioder. Hvis oppgaven kun skal kontrolleres på enkelte kunder, gjøres det underveis i planleggingen på kundenivå.

 

quality oppgave frister

 

 

Fane Varsling
Her kan det settes opp automatisk varsling på oppgavenivå i PowerOffice Quality. Funksjonen gir deg mulighet til å sende automatisk varsel før og/eller etter oppgavens frist via e-post og SMS. Sendte varsler blir lagret i dokumentsenteret. Les mer om varsling under Automatisk varsling i hjelpefila eller ta kontakt med support@poweroffice.no

 

 

Fane KS-håndbok
Her kan du tilknytte dokumenter fra KS-håndboken som er relevant for oppgaven.

 

 

 

 

OPPGAVEMALER

Meny: Quality > Oppgavemaler

 

I denne menyen har du mulighet for å lage oppgavemaler slik at du ved planlegging kan hente inn flere oppgaver samtidig med ferdigdefinerte frister.

 

Følgende oppgavemaler ligger inne som standard for regnskap:

100 Ny kunde

101 Nytt oppdrag

102 Fornye oppdrag

103 Opphør oppdrag

120 Løpende regnskapsførsel

125 Oppgaver med obligatoriske periodiske frister

145 Kontrollaktiviteter

150 Årsoppgjør
151 Årsoppgjør personlig foretak

160 Kvalitetskontroll -enkel

170 Kvalitetskontroll - utvidet
200 Lønnsområdet
300 Fakturaområdet
970 Overordnede oppgaver til Risikostyringsforskriften

 

 

 

Følgende oppgavemaler ligger inne som standard for revisjon:

1 Revisjon

2 Revisjonsoppdrag med spesielle formål

3 Begrenset revisjon

4 Avtalte kontrollhandlinger

5 Rådgivning

 

 

Ny oppgavemal
Velg knappen Ny oppgavemal og skriv inn nummer og navn på malen. Velg Legg til oppgaver. Du får da en oversikt over alle oppgavene som er definert i menyen Quality > Oppgaver. Sett hake på de oppgavene som du ønsker å ha med i denne malen og hent inn disse.

 

Dersom du ønsker å legge frister på de enkelte oppgavene i malen, markerer du den aktuelle oppgaven og velger Endre. Du får da mulighet til å legge inn periode og dato med frist for utførelse. Ligger det frister på oppgaven fra før, vil disse fristene komme som forslag også i malen og kan her redigeres. Frister i malen vil overstyre frister på oppgaven når du benytter Planlegg fra mal. I feltet Kontrolleres merker du om oppgaven skal kontrolleres og hvilke perioder det skal gjøres.

 

 

 

FULLMAKTER

Meny: Quality > Fullmakter

 

I denne menyen ligger fullmaktene som er knyttet mot dokumentmaler i KS-håndboka. Følgende fullmakter ligger som standard:

 

Remittering
Omsetningsoppgave
Elektronisk oppgaveinnlevering
Bank, begrenset
Bank, ubegrenset
Engelsk fullmakt

 

Fullmakter

 

Ny fullmakt

For å legge til en ny fullmakt klikker du på knappen Ny fullmakt. Skriv inn nummer og navn, velg Fullmaktstype og bla deg fram til dokumentmalen som du ønsker å knytte fullmakten opp mot. Dokumentmalen må være lagret i malmappen for oppdragsavtaler og fullmakter. Se kapittelet KS-komplett > Opplinking av PowerOffice mot håndboka > Dokumentmaler.

 

 

Via fane Altinn-roller, legger du inn hvilke roller som skal tilordnes denne fullmakten.

 

 

fullmakter -altinnroller

 

 

LEVERANSEOMRÅDER

Meny: Quality > Leveranseområder

 

I denne menyen kan du endre innholdet i oppdragsavtalen,dvs opprette din egne leveranseområder og leveransespesifikasjoner.

 

Quality_leveranseområder

 

 

 

LEVERANSEMALER

Meny: Quality > Leveransemal

 

I denne menyen kan du opprette ulike leveransemaler slik at det går raskere å opprette oppdragsavtalen via veilederen hvis du har mange like oppdrag for kundene dine.

 

Quality_leveransemaler