Oppbygging og ajourhold av registre |
Før du går i gang med å bruke PowerOffice Quality er det viktig at alle oppsettene er gjort på en gjennomtenkt og fornuftig måte. Vi vil her beskrive hvordan du legger inn informasjon som skal sørge for at programmet fungerer etter hensikten. Når du installerer programmet inneholder noen av registrene forslag til oppsett. Du kan tilpasse disse etter ditt behov.
Følgende registre ligger inne som standard:
Meny: Ajourhold > Fagområder
Fagområder er i PowerOffice Quality benyttet til å gruppere oppgavene for å gi bedre oversikt og enklere dokumentasjon av fremdrift. Følgende fagområder ligger som standard for regnskapsfirmaer:
Følgende fagområder ligger som standard revisjon:
Velg Ny eller dobbelklikk for å legge til nytt/endre fagområde.
Meny: Quality > Oppgaver
Oppgavene bygger du opp så detaljert som du ønsker å dokumentere oppdragsutførelsen, men du må minst legge inn så mange oppgaver i registeret som du har kontrollskjema eller avstemmingsskjema. Velg Endre eller dobbelklikk for å endre egenskapene for oppgaven. Velg Ny oppgave for å legge til en oppgave.
Fane Generelt
Fane Dokumenter
I feltet Filnavn kan du knytte opp dokumentmaler (Excel/Word) slik at disse automatisk hentes inn og lagres i kundemappen når du utfører en oppgave. Dersom malen består av en arbeidsbok med flere arkfaner, må du i tillegg skrive inn navnet på arkfanen som eventuelt skal åpnes. Malene som skal benyttes til dette må være lagret i egen mappe som er forhåndsdefinert. Se kapittelet Systeminnstillinger og KS-komplett > Opplinking av PowerOffice mot håndboka > Dokumentmaler.
Hvis du ønsker å knytte opp en ny mal til oppgaven som skal erstatte malen som ligger i feltet Filnavn, gjøres dette under feltet Flere maler. Trykk Ny. Skriv inn fra hvilke år og periode den nye malen skal tas i bruk.
Fane Frister
Fane Varsling
Fane KS-håndbok
OPPGAVEMALER Meny: Quality > Oppgavemaler
I denne menyen har du mulighet for å lage oppgavemaler slik at du ved planlegging kan hente inn flere oppgaver samtidig med ferdigdefinerte frister.
Følgende oppgavemaler ligger inne som standard for regnskap: 100 Ny kunde 101 Nytt oppdrag 102 Fornye oppdrag 103 Opphør oppdrag 120 Løpende regnskapsførsel 125 Oppgaver med obligatoriske periodiske frister 145 Kontrollaktiviteter 150 Årsoppgjør 160 Kvalitetskontroll -enkel 170 Kvalitetskontroll - utvidet
Følgende oppgavemaler ligger inne som standard for revisjon: 1 Revisjon 2 Revisjonsoppdrag med spesielle formål 3 Begrenset revisjon 4 Avtalte kontrollhandlinger 5 Rådgivning
Ny oppgavemal
Dersom du ønsker å legge frister på de enkelte oppgavene i malen, markerer du den aktuelle oppgaven og velger Endre. Du får da mulighet til å legge inn periode og dato med frist for utførelse. Ligger det frister på oppgaven fra før, vil disse fristene komme som forslag også i malen og kan her redigeres. Frister i malen vil overstyre frister på oppgaven når du benytter Planlegg fra mal. I feltet Kontrolleres merker du om oppgaven skal kontrolleres og hvilke perioder det skal gjøres.
FULLMAKTER Meny: Quality > Fullmakter
I denne menyen ligger fullmaktene som er knyttet mot dokumentmaler i KS-håndboka. Følgende fullmakter ligger som standard:
Ny fullmakt For å legge til en ny fullmakt klikker du på knappen Ny fullmakt. Skriv inn nummer og navn, velg Fullmaktstype og bla deg fram til dokumentmalen som du ønsker å knytte fullmakten opp mot. Dokumentmalen må være lagret i malmappen for oppdragsavtaler og fullmakter. Se kapittelet KS-komplett > Opplinking av PowerOffice mot håndboka > Dokumentmaler.
Via fane Altinn-roller, legger du inn hvilke roller som skal tilordnes denne fullmakten.
LEVERANSEOMRÅDER Meny: Quality > Leveranseområder
I denne menyen kan du endre innholdet i oppdragsavtalen,dvs opprette din egne leveranseområder og leveransespesifikasjoner.
LEVERANSEMALER Meny: Quality > Leveransemal
I denne menyen kan du opprette ulike leveransemaler slik at det går raskere å opprette oppdragsavtalen via veilederen hvis du har mange like oppdrag for kundene dine.
|