Det er mulig å overføre registre fra Win til Go. I tillegg kan registrene oppdateres i Go ved endring av informasjon i Win. Win er master, slik at alle endringer i registrene må gjøres i Win.
Innstillinger som må gjøres før overføring av registre fra Win til Go
Generelt:
• | Sjekk at kundenumrene i Win er innenfor reskontronummerserien for kunder i Go.
Bruk eventuelt «Eksternt reskontronummer» i Win. |
• | Sjekk at medarbeidernumrene i Win er innenfor reskontronummerserien for ansatte i Go.
Bruk eventuelt «Eksternt reskontronummer» i Win. |
• | Avdelingsleder må være tilknyttet en fakturaklient selv om det finnes kun en fakturaklient. |
(Meny: Ajourhold -> Medarbeidere -> Avansert -> Firma)
NB! Overføring av avdelinger: Avdelingsleder vises ikke før medarbeidere blir importert.
Ved oppstart av ny klient i Go kan registrene fra Win importeres i Go på en rask måte ved å bruke funksjonen «Skriv til Go» i menyen Verktøy -> Systeminnstillinger -> Integrasjon -> Go. NB! Dette er altså en jobb som kun gjøres en gang da informasjonen overskriver eksisterende informasjon i Go.
I menyen setter du hake for hvilken registre som skal overføres til Go. Trykk deretter «Skriv til Go».
Funksjonen «Integrasjonsoppsett» gjør at registrene i Go oppdateres fortløpende når det gjøres endringer i registrene i Win.
Sett hake for hvilken registre du ønsker skal synkroniseres mellom Win og Go og trykk «Lagre og lukk».
Regler ved overføring av registre fra Win til Go via menyen «Skriv til Go»
• | Hvis det er to eller flere e-postadresser på kundene i Win, så er det kun den første e-postadressen som blir overført. |
• | Ved bruk av flere fakturaklienter i Win må fakturaklient være tilknyttet kunder. I Win vil aldri dette feltet være blankt. (HVIS det eventuelt skulle være blankt i en eldre database så er det bare å åpne kundekortet og lagre igjen, da vil feltet fylles ut med fakturaklient nr 1.) |
• | Uavhengig om det er 1 eller 2 fakturaklienter, så er det ikke nødvendig at fakturaklient er tilknyttet prosjekter. Prosjektet styres av klienten på kunden og overstyrer klienten på prosjektet |
• | Ved overføring av prosjekter må prosjektleder være tilknyttet samme fakturaklient som prosjektet, ellers vil prosjektleder ikke bli overført. |
• | Ved overføring av kunder må kundeansvarlig være tilknyttet samme fakturaklient som kunden, ellers vil ikke kundeansvarlig bli overført. (Kundesansvarlig tilsvarer selger i Go) |
• | Kunde på delprosjekt må tilhøre samme fakturaklient som kunden på hovedprosjektet |
• | Ved endring av avdelingsleder så må ny avdelingsleder tilhøre samme klient som forrige avdelingsleder ved bruk av flere fakturaklienter. Hvis dette ikke er tilfelle, så vil avdelingsleder blir blank på denne fakturaklienten og avdelingen i den andre fakturaklienten vil da få avdelingsleder. |
• | Ved endring av kunde på prosjekt, så må ny kunde tilhøre samme klient som forrige kunde. |
• | Alle ansatte må være tilknyttet en fakturaklient selv om det kun finnes en fakturaklient ellers vil selger, prosjektleder osv. ikke bli utfylt. |
• | Hvis prosjektleder ikke finnes i Go, så overføres et blankt felt. |
• | Hvis delprosjektleder ikke finnes i Go, så overføres blankt felt. (Resultatet i Go er at delprosjektleder blir arvet fra hovedprosjektet) |
• | Hvis kundeansvarlig ikke finnes i Go, så overføres et blankt felt. |
• | Det er bare aktive medarbeidere, avdelinger, kunder, prosjekt og delprosjekter som skal bli overført. |
• | Hvis man sletter informasjon i Win, så overføres ikke blankt felt til Go. Denne regelen gjelder alle felter utenom feltet prosjektleder. |
Vær oppmerksom på:
• | Prosjekttype «Løpende tak budsjett» blir Fakturamåte «Timer og kostnader» i Go. |
• | Prosjekttype «Abonnement» blir fakturamåte «Fastpris» i Go |
• | Status «Prospekt» i Win blir «Ikke startet» i Go |
• | Kontaktperson på prosjekt blir ikke overført fra Win til Go av tekniske årsaker |
• | Hvis det ikke er pris på et løpende prosjekt i Win, så blir Timepris per satt til «Ansatt» i Go. Hvis det er pris på løpende prosjekt i Win, så blir Timepris per satt til «Prosjekt» i Go. |
• | Medarbeidere som blir overført må ha hake «Ansatt» |
• | Ved endring av avdelingsnummer og prosjektkode så kan endringen ta lang tid (programmet står og snurrer). Årsaken er at Win endrer alle transaksjonen som er tilknyttet. |
|