Oppdragsveileder

Ved bruk av oppdragsveileder kan du på en enkelt måte etablere oppdragsavtale, fylle ut skjema for fullmakter og planlegge oppgaver på en kunde.

Veilederen guider deg gjennom hele prosessen og hjelper deg med generelle opplysninger om oppdraget, kredittvurdering av kunde, avtalens omfang, leveranse og frister.

Når prosessen er gjennomført vil nødvendige dokumenter og avtaler være ferdig utfylt, og hvis ønskelig får du samtidig planlagt oppgaver på kunder. For at oppdragsveilederen skal fungere må fullmakter med dokumentmaler være opprettet under Quality > Fullmakter og avtaler. Mal for Standard oppdragsavtale 2-4-1-1-1_Oppdragsavtale_med_spesifikasjon_PO.docx må være registrert under Verktøy > Alternativer Quality > Standard Oppdragsavtale og du må sette hake for ”Bruk veileder ved opprettelse av nye oppdragsavtaler”.

I hvert skjermbilde kan du dra dokumenter fra et område på serveren og over til oppdragsveilederen ved hjelp av funksjonen "dra og slipp". Hold nede shift -knappen hvis du skal flytte flere filer samtidig. Dokumentene vil legge seg i skjermbildet Dokumenter (trinn 10). Du kan også hente inn filer i hver meny.

Meny: Kundeoppfølging > Ny oppdragsavtale

Trinn 1 Generelle opplysninger:
Generelle opplysninger om kunden. Utfylte opplysninger blir hentet fra kundekortet.

Trinn 2 Kundevurdering

Her kan du skrive en kommentar om kunden f.eks. angående andre punkter i veilederen.

Trinn 3 Kundetiltak:

I henhold til hvitvaskingsloven skal rapporteringspliktige ved etablering av kundeforhold, kreve gyldig legitimasjon av kunden. Kundeforhold anses ifølge forskriften etablert når kunden kan bruke den rapporteringspliktiges tjenester. Dokumentering av legitimasjon gjøres i dette trinnet i oppdragsveilederen.

Dersom noen av eierne har mer enn 25% eierandel (direkte eller indirekte) så er det krav om at rettighetshavere fylles ut med.

Trinn 4 Data og system:

Her spesifiseres det hvilket systemer som benyttes ved føringer av oppdraget.

Dersom selskapet har kontaktsalg må det opplyses om hvilket system kontantsalget registreres i.

Trinn 5 Tidligere Regnskapsfører:

Dersom kunden har hatt regnskapsfører tidligere, skal det innhentes uttalelser fra denne regnskapsføreren skriftlig eller muntlig. Disse opplysningene dokumenteres i denne menyen i veilederen.

Trinn 6 Kredittvurdering:

I dette trinnet av veilederen har du mulighet til å foreta en kredittvurdering av kunden før du etablerer oppdraget, denne vurderingen kan også gjøres i forbindelse med trinn 4 ”Tidligere RF”.

Trinn 7 Leveransebeskrivelse:

I henhold til GRFS skal oppdragsavtalen angi hvilke regnskapsfunksjoner som skal utføres. I denne menyen haker du av leveranse og spesifikasjon av avtalen. Foreslått frekvens og frister hentes fra innstillinger som er gjort under Quality >Leveranseområde >Spesifikasjon, men kan endres i dette trinnet av veilederen. Bare avkryssede leveranser tas med i avtalen.

Det er også mulig å velge en Leveransemal dvs et ferdig oppsett av spesifikasjoner som er definert i menyen Quality > Leveransemal.

Trinn 8 Kvalifikasjon og kapasitet:

I henhold til GRFS skal regnskapskontoret ha tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å påta seg oppdraget. I dette trinnet av veilederen dokumenteres egen vurdering av disse forholdene.

Trinn 9 Opprettelse av fullmakter og avtaler:

I dette trinnet av veilederen kan du legge inn fullmakter og avtaler, bank, remittering, elektronisk oppgaveinnlevering m.v. Dersom du benytter malene som er knyttet opp i avsnittet fullmakter, vil fullmakt-skjemaene bli automatisk fylt ut og hente opplysninger fra firmaopplysninger og kundekortet.

Trinn 10 Dokumenter/Oppdragsavtale:

Trinn 10 i veilederen gir deg oversikt over alle dokumenter som er produsert/hentet inn i forbindelse med oppdragsetableringen. Her opprettes også oppdragsavtalen. Dersom du benytter standard oppdragsavtale produseres denne i henhold til leveransen som er registrert tidligere i veilederen, og henter data fra firmaopplysninger og kundekort.

Har du egen oppdragsavtalemal eller ønsker å benytte Regnskap Norges standard mal kan du velge ”Oppdragsavtale fra mal”. Dette forutsetter at malen ligger lagret i katalogen som er definert i menyen Verktøy > Alternativer Quality > Malmapper > Oppdragsavtale og fullmakter.

I tillegg kan du opprette dokumenter og hente inn dokumenter som skal tilhøre oppdraget. Du kan lett hente inn dokumenter her fra Utforsker ved hjelp av "dra og slipp" funksjonen. Hold nede shift -knappen hvis du skal flytte flere filer samtidig.

Hvis du merker dokumentene som "Bilag til avtale" før du oppretter standard oppdragsavtale, vil dette registreres i oppdragsavtalen under punkt 2 Omfang. Standard leveransevilkår opprettes her automatisk som bilag hvis dere har lagt dette inn som mal via Verktøy > Alternativer Quality.

Trinn 11 Planlegging:

I siste steg på veilederen har du mulighet til å planlegge oppgaver på kunden. Planleggingen skjer i forhold til leveransen og oppgavene som er knyttet mot standard leveransespesifikasjon dvs. via Quality > Leveranseområder. (Frekvens og dato hentes fra leveransen på oppdraget, og saksbehandler hentes fra kundekortet). Planleggingen kan redigeres i etterkant via menyen Kundeoppfølging > Planlegging.

Hvis du ønsker å planlegge på vanlig måte kan dette gjøres via knappen Rediger oppgaver. Se avsnittet ”Planlegging av oppgaver på kunden”.