Godkjenning av transaksjoner

 

Godkjenning av transaksjoner via fakturering

 

Godkjenning av transaksjoner sikrer at det ikke blir gjort endringer på timetransaksjoner mens faktureringen pågår og etter at faktura er kjørt. Når man starter faktureringen og lager fakturaforslag, vil gjeldende transaksjoner bli låst for endringer og endre status fra Ubehandlet til Godkjent. Når faktureringen er ferdig endres status til Fakturert. Fakturaforslaget genererer et automatisk forslag ut fra påløpte timer.

 

Det kan velges om man ønsker at transaksjonene skal godkjennes automatisk eller manuelt.  Dette defineres i menyen Verktøy > Systeminnstillinger > Fakturering > Fakturaoppsett. Her velger du mellom:

 

Fakturaforslag med automatisk godkjenning
Manuell godkjenning pr kunde før fakturering

 

Vi anbefaler å fakturere med automatisk godkjenning. Dersom du skal fakturere Akonto du velge fakturaforslag med automatisk godkjenning.

 

 

 

 

Godkjenning av transaksjoner via timeføring

 

Det er valgfritt om man ønsker godkjenning av transaksjoner via fane Timeføring eller Timeføring uke. Dersom man velger at timelistene skal godkjennes manuelt, kan man også velge å ha et kontrollnivå.

 

Godkjenning og låsing

 

Under regler for godkjenning kan man definere om:

Forrige uke må godkjennes før timer på neste uke kan registreres
Normaltid må være oppnådd før det tillates godkjenning
Normaltid for forrige dag må være oppnådd før det tillates registrering

 

Dersom det er differanse mellom registrert tid og definert normaltid (minustid), må dette kompenseres med avspasering eller lignende før uken kan godkjennes. Statusen Godkjent vil låse transaksjonene som er ført, slik at det ikke er mulig å gjøre endringer på disse. Dette vil sikre at medarbeiderne ikke gjør justeringer i/ etter faktureringsprosessen. Dersom man velger å fakturere i inneværende uke, altså ta med timer som ikke er godkjent av medarbeideren, vil status på disse automatisk stilles om til Godkjent.

 

En medarbeider kan godkjenne og kontrollere sine egne timer, og ha tilgang til å godkjenne og kontrollere andres timer. Systeminnstilling for dette gjøres via Ajourhold > Brukergruppe > Timeregistrering.

 

En enkel måte å godkjenne og kontrollere andres timer er via fane Ukestatistikk. Her kan du velge alle medarbeidere (blankt felt) eller velge en og en medarbeider. Transaksjonene som tilhører markerte medarbeider vises nederst i skjermbildet.

 

NB!  Alle brukerne må  godkjenne uken én gang for at denne systeminnstillingen/varslingen skal fungere.