Dokumentsenter |
Fra Kundeoppfølgingsbildet kan du opprette og hente inn ulike typer dokumenter som du ønsker skal være knyttet opp mot kunden. Du kan også flette dokumenter opp mot et utvalg kunder. Disse dokumentene/filene vil bli lagret i dokumentsenteret til den enkelte kunde og i egen kundemappe. E-poster og SMS som er sendt direkte fra PowerOffice og importerte E-poster fra Outlook blir automatisk lagret i dokumentsenteret.
Hvis dere har modulen Quality kan dere via Verktøy > Alternativer Quality bestemme om avstemmingsskjemaer og oppgavedokumenter skal lagres i dokumentsenteret. Fullmakter og oppdragsavtaler lagres automatisk. Hvilke dokumentgrupper de skal lagres i, bestemmes også her.
Systeminnstillinger Før Dokumentsenteret kan tas i bruk må du gjøre systeminnstillinger i Verktøy > Systeminnstillinger > Vedlikehold > Dokumentsenter. Her velger du hvor dokumentene skal lagres og hvilke mappenavn som skal brukes.
I tillegg må du gjøre innstillinger for import/eksport av e-post under Verktøy > Systeminnstillinger > Integrasjon > Outlook. Her må du sette hake for Aktiver Outlook. Du kan også velge her hvilke dokumentgruppe e-postene skal lagres i.
Dokumentgrupper
Det kan være greit å opprette dokumentgrupper før du tar i bruk dokumentsenteret. Du har da muligheten til å knytte dokumentene til en gruppe, slik at dokumentsenteret blir mer oversiktlig og gjør det lettere å finne frem til det rette dokumentet. Dette kan du lese mer om via Dokumentgrupper
Funksjoner i Dokumentsenteret
Nytt dokument Når du skal opprette et nytt dokument til en kunde kan du bruke en mal som inneholder feltkoder. Da fylles feltene automatisk ut i henhold til kunde- og dokumentopplysninger.
Opprette dokumentmal:
Opprette nytt dokument:
NB! Hvis du oppretter dokumenter i tilknytting til Prosjekt, kan du velge annen mottaker enn kunden på prosjektet.
Kopiere dokumenter over til en annen kunde
Hent inn dokumenter i dokumentsenteret
Til venstre i menyen finner du Snarveier slik at du raskere kan finne dokumentene du ønsker å hente inn i dokumentsenteret.
- Standardmappe: tilsvarer siste mappe du hentet opp via Utforskerknappen i denne menyen. - Kundemappe: filstien er definert via systeminnstillinger - Scannet mappe: filstien er definert via systeminnstillinger - Mine dokumenter: tilsvarer Mine dokumenter som du finner via Utforsker - Skrivebordsmappe: tilsvarer dokumenter lagret på skrivebordet
Import av dokumenter som ligger i kundemappen på Utforsker men ikke i dokumentsenteret Ved å markere en kunde i kundeoppfølgingen og høyreklikke, kan du velge "Importer nye dokumenter i kundemappen". På denne måten kan du sikre at dokumentsenteret og kundemappen inneholder det samme. I Kundekortet > Varsling og filplassering setter du dato "Ikke importer dokumenter eldre enn" før import. NB! Det må være samme undergrupper i kundemappen som i dokumentsenteret.
Fletting av dokumenter Dersom du skal flette et dokument til flere kunder må du ha opprettet en dokumentmal. Se Opprette dokumentmal.
NB! Da flettedokumentet ikke kan forhåndsvises, anbefales det at dokumentet skrives ut mot en kunde før du fletter hele utvalget.
Import av e-post NB! Før du importerer e-post direkte fra PowerOffice, må du gjøre systeminnstillinger i Verktøy > Systeminnstillinger > Integrasjon > Outlook
Installasjon Outlook Plugin Ved å installere Outlook Plugin på hver arbeidsstasjon, kan dere kopiere e-posten fra Outlook til PowerOffice i stedet for å importere e-posten. Dette gjøres via Verktøy > Brukerinnstillinger > Avansert> Aktiver Outlook plugin. Dere må lukke Outlook før denne installasjonen. Når dere åpner Outlook etter installasjonen vil dere se at det er kommet en ny knapp som heter Kopier til PowerOffice.
Marker e-posten du vil overføre og trykk på denne knappen. Du vil da kunne velge hvilke kunde m.m du skal kopiere mailen over til.
Sende e-post NB! Før du sender e-post direkte fra PowerOffice, må du gjøre systeminnstillinger i Verktøy > Systeminnstillinger > Integrasjon > Outlook. Det er ikke mulig å sende vedlegg fra PowerOffice hvis ikke Plugin eller denne integrasjonen er installert.
Sende e-post direkte fra kundeoppfølgingsbildet eller prosjektoppfølgingsbildet
E-post som sendes via dokumentsenteret, kundeoppfølgingsbildet og prosjektoppfølgingsbildet vil automatisk lagres i dokumentsenteret.
Konvertere dokumenter i dokumentsenteret til PDF.
"Dra og slipp funksjon" Det er mulighet for å kopiere dokumenter fra Utforsker til Dokumentsenter med "Dra og slipp". Hold inne Shift - knappen hvis du ønsker å flytte flere filer samtidig.
Dokumentsøk
Via Handling > Dokumentsøk kan du søke etter dokumenter som ligger i dokumentsentrene til alle kunder i PowerOffice. Her kan du også åpne dokumentet, slette dokumentet eller sende dokumentet med e-post.
|