Ved å bruke funksjonen Send PDF-faktura forenkles jobben med fakturering betraktelig. Jobben gjøres papirløst og med ett enkelt tastetrykk sendes fakturaene på e-post til dine kunder.
Firmaopplysninger
Oppsett på følgende menyer må defineres:
| • | Ajourhold > Kunder -> Faktura |
- Leveringsmetode: PDF-faktura
- Sendes til e-post: Kundens e-postadresse
| • | Ajourhold > Prosjekt -> Faktura |
- Du kan legge inn egen PDF e-postadresse i prosjektkortet. Dette overstyrer faktura e-postadressen på kunden.
| • | Verktøy -> E-postkontoer |
- Oppsett av e-post konto det skal sendes PDF-faktura fra
| • | Verktøy -> firmaopplysninger -> Faktura -> PDF-faktura |
- E - postkonto: Her velges e-postkonto
- E - postinnhold: Angi tekst i e-posten som skal sendes til kunden. Her kan man benytte flettekoder for å flette inn kunde/fakturaopplysninger.
Trykk på feltet flettekoder for å se en oversikt over tilgjengelige flettekoder.
Slik foregår faktureringen
Fakturer på vanlig måte. Når du har valgt å skrive ut faktura, vil den elektroniske fakturaen legges i Fakturameny > Send PDF-faktura. NB! Det vil ikke bli generert papirfaktura.
I denne menyen kan du filtrere på avdeling ved behov. Før du sender fakturaen, kan du se på fakturaen, ordren eller fakturaspesifikasjonen ved å markere ønsket faktura og høyreklikke. Trykk deretter på Send PDF-faktura for å sende alle usendte elektroniske fakturaer. Du kan endre e-post teksten ved behov rett før sending.
Ved fakturering opprettes det en PDF som vil bli lagret på filstien som angis under Verktøy > Systeminnstillinger > Vedlikehold > Dokumentsenter. Det samme gjelder eventuell spesifikasjon. Fakturaen finner du også igjen i Fakturaoversikten> Fakturert.
Du kan sende oversikten til PDF,HTML, E-post og Excel ved å høyreklikke i menyen.
Du kan sende pdf-faktura på nytt fra denne menyen, fakturaoversikten, kundeoppfølgingen eller prosjektoppfølgingen.
