Integrasjon Huldt & Lillevik

PowerOffice har integrasjon mot Huldt & Lillevik System 4 og H&L5.
 
Lønnseksporten tar med seg lønnstransaksjoner (timer og utlegg) og reiseregninger. Ferie/fravær blir ikke overført og må "punches" manuelt.

Lønnsgrunnlaget genereres ut fra følgende kriterier:

- lønnsart på timearter eller aktiviteter

- lønnsart på alle reiseregningssatser

- innberetningspliktige/ ikke innberetningspliktige lønnsarter i eksporten for reiseregningstransaksjoner

- alle utlegg på reiseregning

Slik eksporteres lønnsgrunnlaget:

Meny: Fil > Eksport > Lønnsgrunnlag

Type: Velg type lønnskjøringsjournal: Prøve, Original eller Kopi av tidligere lønnskjøring. Det er viktig at du kjører Prøve av lønnsgrunnlaget helt til du er sikker på at alt har blitt med i eksporten. Det er ikke mulig å kjøre Original flere ganger, slik at det må i så tilfelle kjøres kopi av lønnsgrunnlaget.

Utvalg for medarbeider: Her kan du velge hvilke medarbeidere som skal være med i eksporten for lønnsgrunnlaget. Dersom alle skal være med kan du la utvalget stå (blank).

Utvalg for timeregistreringer

Transaksjonsdato: Velg hvilket tidsrom du ønsker at lønnsgrunnlaget skal hente timer fra. Timeantallet kan kontrolleres med rapport 30 500 Lønnsgrunnlag.

Transaksjonsstatus: Velg om transaksjonene skal være Ubehandlet, Godkjent, Kontrollert eller Alle.

Ta med utlegg: Registreres det utlegg fra Timeoversikten, kan du definere om disse skal tas med i lønnseksporten.

Kombinasjonen fastlønnede og timelønnede:

For at antall timer skal overføres til lønn, må timelønte medarbeidere være definert riktig på medarbeiderkortet Ajourhold > Medarbeidere > Egenskaper for medarbeider > Avansert > Ansattype. Her er det valg for fastlønnet og timelønnet. De fastlønnede vil bli overført med alle timearter unntatt timeart 1 (ordinærtid). Timelønnede medarbeidere vil bli overført med alle timearter og vil ut fra lønnsarten på timeart/ aktivitet hente riktig timesats som er lagt inn i System 4.

Tips!

Dersom du har fastlønnede som du ønsker å utbetale mertid på, kan dette løses på følgende måte:

For å få timene med i lønnsgrunnlaget kan man opprette en timeart som har negativ vekt på mertid men som kommer med i utbetaling til den ansatte.

Fremgangsmåte:

1. Lag en aktivitet som du eksempelvis kaller "Utbetaling av mertid".

2. Knytt til en timeart med "Vekt mertid: -100%", Vekt kost og utpris: 0%, Type: Overtid-utbetales, og knytt den til en lønnsart som kommer med på lønnseksporten

3. Når det avgjøres at en ansatt skal ha timer til utbetaling, registreres timer på denne aktiviteten. Mertiden vil telles ned, og antallet kommer med på lønns eksport.

Utvalg for reiseregninger

Dato: Velg hvilket tidsrom du ønsker at lønnsgrunnlaget skal hente reiseregninger fra. Dato vil kun ta hensyn til de reiseregninger som eksempelvis har status "Attestert" innenfor en gitt periode. Reiseregninger som er eksportert tidligere vil ikke komme med selv om datoutvalget inkluderer reiseregninger i denne perioden. Man kan derfor la datofeltet stå blankt på dato, slik at alle reiseregninger som ikke er eksportert tidligere vil komme med i lønnskjøringen.

Reiseregningsstatus: I PowerOffice Reiseregning er det mulighet for 4 godkjenningsnivåer: "Ubehandlet", "Godkjent", "Attestert" og "Utbetalte". I eksport for lønn vil du kunne velge hvilken status reiseregningene må ha for å kunne overføres til lønn. Dersom du eksempelvis velger å eksportere kun reiseregninger som har status "Attestert" (til utbetaling) vil også datoutvalget ta med bare attesterte reiseregninger innenfor denne perioden.

Kontroll av reisekostnadene

Meny: Rapporter > Medarbeider > 30546 Eksporterte reisekostnader

Rapporten gir detaljerte opplysninger om hva som er eksportert, og vil gi en spesifikasjon av fordeling pr lønnsart.

Import i Huldt & Lillevik

Filen importeres ved valg av import i oppgavevalg Daglig > Periodens lønn/ trekk > Registrere på andre måter > Importere. Angi format System 4 standard fast lengde.

Lønnsart plukkes fra PowerOffice etter følgende regler

For linjer fra reiseregning benyttes lønnsarten som er satt på tilhørende reiseregningssats.

System 4 - Recordbeskrivelse

Import av lønnstransaksjoner, System 4 standard fast lengde

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Flat ASCII-fil uten komma og gåseøyne. Hver transaksjon en post.

'Antall', 'Sats', og 'Beløp' legges ut med 2 desimaler, uten desimalskilletegn.

'Filler' legges ut med blanke (mellomrom).

Filnavn: ITxxxTRS.HLT (xxx = klientnummer).